Du kan henvende deg til oss ved spørsmål om ditt personvern. Ta kontakt med daglig leder Linda Netland. Daglig leder fungerer som fondets personvernombud.
OM SØKNADSPORTALEN REGPORTAL
Alle søknader til Filmfond Nord sendes gjennom Regportal som er felles søknadsportal for regionale filmsentre og filmfond i Norge. Det er det fondet eller senteret du søker hos som er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Det vil si at når søker Filmfond Nord, har vi ansvaret for hvordan personopplysningene blir benyttet, og at bruken er i samsvar med personopplysningsloven.
OM PERSONOPPLYSNINGENE VI SAMLER INN
Vi samler kun inn opplysninger som du oppgir i din Regportal-bruker og i dine søknader. Personopplysninger du kan bli bedt om å oppgi er navn, e-post, adresse, telefonnummer, kjønn og rolle i prosjektet. Du blir i tillegg bedt om å laste opp en CV.
Når du oppgir personopplysninger om stab eller andre involverte i prosjektet i søknaden din forutsetter vi at du har innhentet tillatelse til å dele disse opplysningene med oss fra de det gjelder.
Vi oppfordrer alle til å utvise forsiktighet når det gjelder å oppgi personsensitive opplysninger om seg selv eller andre i søknaden. I de tilfeller hvor personsensitive opplysninger er vesentlig for eksempelvis prosjektets tematikk oppfordrer vi våre søkere til å opptre med varsomhet og kun oppgi det av opplysninger som vil være strengt nødvendig for fond og senters mulighet til å vurdere søknaden. Personnummer må aldri oppgis i Regportal.
FORMÅLET MED PERSONOPPLYSNINGENE
Vi behandler personopplysninger slik at vi kan forvalte tilskuddsordninger i samsvar med Forskrift om tilskudd til audiovisuell produksjon.
Opplysningene trenger vi for å kunne vurdere søknader om tilskudd og følge opp en eventuell tilbakebetaling av tilskudd. Uten personopplysningene vi ber om, kan vi ikke koble søknaden til en faktisk person, eller vurdere den regionale forankringen i prosjektet. Behandling av personopplysninger er derfor nødvendig for at de regionale filmsentrene og fondene skal kunne forvalte oppgavene vi er forpliktet til å utføre.
Dette omfatter blant annet:
- behandle søknader
- kreve tilbakebetaling av tilskudd
- bruke personopplysningene i forbindelse med lovpålagte oppgaver som budsjett, regnskap, statistikk og rapportering til andre myndighetsorganer
- utlevere personopplysninger til andre offentlige myndigheter som har et lovgrunnlag for innhenting, f.eks. Skatteetaten
- tilby korrekt og relevant informasjon om tilskuddsordningene
Behandlingen av personopplysninger omfatter innsamling, registrering og organisering i forhold til formålet.
De regionale fondene kan i tillegg innhente de oppgitte personopplysninger til saksbehandling av investeringssøknader.
BRUK AV PERSONOPPLYSNINGENE I SØKNADSBEHANDLINGEN
Vi bruker bare de personopplysningene vi trenger for å kunne utføre forvaltningsansvaret vårt. Noen ganger behandler vi også sensitive opplysninger eller taushetsbelagte opplysninger, men bare når det er nødvendig for korrekt saksbehandling.
PERSONOPPLYSNINGENE KILDER
I Regportal oppgir du selv personopplysninger når du registrerer deg og sender inn søknader. Opplysninger du gir i e-post, over telefon eller i annen kontakt med Filmfond Nord kan bli benyttet i behandlingen av søknad og lagret i saksdokumenter. Filmfond Nord kan arkivere din henvendelse i Regportal., selv om opplysningene er gitt pr. e-post eller telefon. Vi oppfordrer til ikke å bruke e-post til saker som inneholder sensitive opplysninger.
Vi kan også hente personopplysninger fra offentlige register.
UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGENE TIL ANDRE
Personopplysningene dine kan bli utlevert til andre offentlige etater som har lovlig grunnlag for å bruke opplysningene i sin saksbehandling.
Ved tildeling av tilskudd publiseres navn på regissør, manusforfatter og produsent – og tilsvarende hovedfunksjoner i spillprosjekter – offentlig.
Vi kan bruke personopplysninger fra søknader til å utarbeide statistikk til Filmfond Nords eiere, til virksomhetens årsrapporter og i forbindelse med rapportering til Norsk filminstitutt. Norsk filminstitutt bruker personopplysningene som grunnlag for beregning av statstilskudd til regionale fond og senter. Opplysninger som kan fremkomme av slik statistikk begrenser seg til navn, rolle i prosjekt, kjønn og regional tilhørighet på kommune eller fylkesnivå.
Bostedsadresser du oppgir på deg selv eller stabsmedlemmer kan deles med andre filmfond og filmsentre i Regportal. Regportal varsler oss dersom en person involvert i en søknad til oss har oppgitt en annen bostedsadresse i søknadssystemet tidligere, selv om søknaden kan være sendt til et annet filmsenter/fond. Dette gjøres for å forvalte vårt ansvar som regionale tilskuddsforvaltere, da vi vektlegger prosjektenes regionale tilknytning i våre prioriteringer jf. Forskrift om tilskudd til audiovisuell produksjon § 3-5.
Informasjon om hvilke andre fond/senter du har sendt søknad til med samme prosjekt deles også med andre fond/senter. Det er imidlertid kun det fondet/senteret du har sendt søknaden til som kan lese den.
Vi utleverer ikke personopplysningene dine til andre enn de som har lovlig grunnlag, med mindre du har gitt fullmakt eller samtykke til det.
OFFENTLIGHET OG RETT TIL INNSYN
Retten til innsyn i saksdokumenter reguleres i første rekke av Offentleglova. Hovedregelen etter offentleglova § 3 sier at alle saksdokumenter i offentlige virksomheter er åpne for innsyn. Det gjøres imidlertid viktige unntak fra hovedregelen. Eksempelvis skal det ikke gis innsyn i taushetsbelagt informasjon, herunder opplysninger om personlige forhold og forretningshemmeligheter. Forvaltningen kan også gjøre unntak for innsyn i dokumenter utarbeidet for egen saksforberedelse. Du kan lese mer om retten til innsyn på einnsyn.no/informasjon/regelverk.
HVOR LENGE PERSONOPPLYSNINGENE BLIR LAGRET
Vi følger arkivloven og må derfor arkivere dokumenter som inngår i saksbehandlingen. Personopplysninger som blir brukt i behandlingen av din søknad, blir derfor ikke slettet. Dette er fordi vi trenger tilgang til opplysningene for å sikre en korrekt saksbehandling.
Personopplysningene dine kan brukes til historiske, vitenskapelige og statistiske formål. Dette har vi lov til, så lenge samfunnets interesse for lagring er klart større enn de ulempene det gir deg.
RETTIGHETENE DINE
Rettighetene dine følger av personopplysningsloven.
Du har
- rett til informasjon om hvordan vi bruker personopplysningene dine
- rett til at vi sletter opplysninger om deg som ikke lenger er nødvendige for formålet. I de fleste tilfeller er det imidlertid nødvendig for oss å oppbevare personopplysninger etter at søknadsbehandlingen er over. Dette følger av annet lovverk som arkivloven og bokføringsloven
- rett til å korrigere egne personopplysninger som er ufullstendige eller uriktige
- rett til å klage på vår behandling av personopplysningene dine
- rett til å trekke tilbake et samtykke når som helst
- rett til å klage til Datatilsynet
- rett til innsyn i opplysningene vi har om deg
- rett til kopi av personopplysninger som behandles
- rett til begrensning av behandlingen som gjelder deg selv
- rett til å få med deg egne personopplysninger (dataportabilitet)
Regionale fond og sentre kan gjøre unntak fra rettighetene over fordi vi utøver et offentlig oppdrag, eller når behandling er nødvendig for utføre en oppgave i allmennhetens interesse, jf. personvernforordningen artikkel 18 nr.2.
For å se hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, kan du sende oss en henvendelse på post@filmfondnord.no .
Hvis du ber oss om innsyn eller andre rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysninger, har du krav på svar senest én måned etter at henvendelsen kom inn. Hvis vi ikke kan svare deg innen en måned, vil du få et foreløpig svar før den opprinnelige fristen, med opplysninger om årsaken til forsinkelsen. I slike tilfeller kan fristen forlenges med to måneder.
E-POST
Du kan sende oss e-post, men vær oppmerksom på at innholdet i en e-post kan leses av datatyver. Vi oppfordrer derfor til ikke å bruke e-post til saker som inneholder sensitive opplysninger.
Vi gjør oppmerksom på at vi kan sende ut e-poster fra Regportal i forbindelse med søknadsbehandlingen. Dette kan gjelde bekreftelser på mottatt søknad, vedtak i saken, påminnelser o.l.
